Hiver 2018, course contre la montre!

Après les fêtes, sommes toutes très tranquilles, trop à notre goût, notre hiver prend un tournant à 180° degrés. Alors qu’on s’enligne pour un marathon dans la préparation du tournoi de mai, c’est plutôt un sprint de longue haleine dans toutes les directions que l’on effectue. 

Avant de nous lancer, nous partons dix jours à Puerto Vallarta, au Mexique pour visiter le frère et les parents de Ben et notre neveu. Tout ce beau monde habite là-bas, depuis quelques années et Samuel y est né il y a cinq ans et nous ne l’avons jamais rencontré encore. Y est temps qu’on y aille! Ça fait longtemps que nous n’avons pas fait de voyage personnel, ça nous manque un peu. Mais c’est un peu utopique de croire qu’on va prendre de vraies vacances, tout simplement parce qu’il y a Internet, et parce que Benoit continue de recevoir des messages auxquels ça prend absolument des réponses pour « Hier ». Bien sûr, s’il ne s’occupe de rien pendant dix jours, c’est lui qui va en subir les conséquences à notre retour puisque la plupart des dossiers n’avanceront pas et que la somme de travail sera insurmontable. Je me sens comme un chien de garde qui voudrait intercepter toutes les requêtes extérieures pour qu’il puisse se reposer. Ça m’exaspère! On finit par trouver un modus vivendi : chaque jour, une à deux heures en avant-midi, consacrées au tournoi et à l’IMCF, that's it!

Chez-nous, y a un mur qui a été converti en immense tableau, une initiative de ma fille qui a habité ici avant nous. C'est vraiment pratique, il fait 5 mètres de long et un mètre et demi de hauteur (la partie supérieure du mur). Ceux et celles qui passent chez-nous, peuvent constater qu’il est entièrement couvert de notes à la craie. Dans un coin, mon échéancier pour mes commandes de costumes ou de pièces de gambison, mais la majeure partie servant d’aide-mémoire pour tout ce qui doit être effectué pour mener à terme le tournoi en Écosse. Quand on efface un truc, trois autres apparaissent aussitôt. En communication, sur une base régulière, presque quotidienne: Stephen, Louise, Jacob et Hubert; sur une période plutôt hebdomadaire: le château directement, Chris, le monteur du vidéo promotionnel, les autres membres du présidium, les capitaines et les représentants des pays participants, les agences médiatiques, les marchands médiévaux, les compagnies d’assurances, les arbitres. Les différents aspects dont il doit s’occuper, seul ou avec Hubert ou Louise ou Jacob : veiller à obtenir des chambres d’hôtel et les lunchs du midi pour les arbitres puisque l’IMCF n’a pas les moyens de verser des salaires à qui que ce soit ; Négocier avec Stephen pour qu’on puisse offrir du glamping aux combattant(e)s (tentes modernes, toilettes, douches) pour ceux qui viennent avec leur tente médiévale, il faut des bottes de foin pour couper l’humidité au sol et des ronds de feu et du bois à brûler, un permis pour faire des feux sur le terrain du palais; S’assurer que Stephen n’oublie pas les deux écrans géants, des estrades suffisantes pour accueillir plusieurs centaines de personnes, un endroit pour installer les commentateurs, un système de son adéquat, évidemment. L’administration du château doit aussi s’occuper de la publicité sur place, et l’IMCF garantie qu’elle fera un teaser et un vidéo promotionnel. La fédération publicisera tout ça en utilisant les différents réseaux sociaux. Et bien sûr, comme il l’a fait l’an dernier, Ben contactera les agences de presse.

Ce n’est pas tout, il y a aussi les posters à faire et à envoyer en production, les trophées et les médailles à choisir et à commander. Chaque jour et je pèse mes mots, chaque putain de jour, il y a un truc à régler, un conflit à éteindre, un imprévu avec lequel composer. Comme par exemple, un jour, Stephen annonce à Ben que l'administration exige une preuve écrite que tous les participants sont assurés…pour les dommages qu’ils pourraient causer sur le terrain. Bien sûr, l’IMCF a toujours demandé que tous les combattants aient une assurance responsabilité tout en présumant que chacun était assuré pour les blessures, mais c’est la première fois que nos hôtes en formulent la demande avec preuves à l’appui. Benoit adresse la demande sur le board, à savoir si toutes les équipes sont assurées. Comme toujours, au moins la moitié met plusieurs jours avant même de répondre et au fur et à mesure que les réponses arrivent, il apparaît que beaucoup trop ne le sont pas. Faut dire encore que le sport est nouveau, trop même pour être catégorisé, les compagnies d’assurances fonctionnent différemment d’un pays à l’autre. Celles qui assurent les bris matériels ne rencontrent pas nécessairement le montant de couverture exigé par le château.

Cette requête provoque de la grogne parce que, pour certaines équipes, c’est beaucoup d’argent, on commence à pointer du doigt la fédération, pourquoi n’est-ce pas elle qui fournirait cette assurance? Benoit consulte en ligne les différentes options et finit par demander à Scott de faire une recherche en Écosse, d’une compagnie d’assurance qui pourrait couvrir tout le monde pendant tout le tournoi. Au bout de quelques jours, faut se rendre à l’évidence, c’est trop cher, la fédération a tout juste de quoi couvrir les frais d’hôtel et de lunch des arbitres durant 4 jours. Puis, Nick, un des représentant de l’équipe anglaise propose de voir avec la compagnie d’assurances qui couvre tous leurs nombreux événements, et comme c’est le Royaume Uni (comme l’Écosse), probablement que ce sera plus simple. Il réussit à avoir un meilleur prix, mais encore trop élevé pour l’IMCF. C’est alors que mon chum a une idée de génie : vendre des sacs souvenirs aux combattants, à l’avance, pour financer cette assurance qui couvrira tous les membres de l’IMCF pour la durée du tournoi. Généralement, les t-shirts partent toujours comme des p’tits pains chauds à chaque année, et chaque fois, il se trouve des participants qui n’ont pas eu le temps d’aller acheter le leur avant la fin du tournoi. Les chandails étalés dans les kiosques, disparaissent vite, achetés par les visiteurs. Mais de cette façon proposée, tout le monde paie sans s’en rendre compte. Chacun peut commander son chandail à l’avance, et dans le sac, il y aura aussi un poster et une pin souvenir IMCF à Scone Palace, le sac sera livré sur place. Benoit doit d’abord en faire la demande au présidium, ce qui plaît à tous. Jacob et Hubert réussissent à trouver des compagnies prêtes à offrir un bon « deal », qui permettra de faire un profit suffisant pour payer les assurances. Mais pour payer ces assurances, faut avoir l’argent et pour avoir l’argent faut que les gens commandent et pour commander, ils doivent savoir ce qu’ils achètent. Et la personne qui s’occupe du design bénévolement met du temps, trop de temps par souci de bien faire. Donc Ben doit faire de la pression, c’est du stress supplémentaire qu’il n’a pas besoin en ce moment. Dès qu’il reçoit les maquettes, il envoie le tout à Jacob et Hubert et immédiatement met l’annonce en ligne et demande aux capitaines des équipes de s’occuper de prendre les commandes et récolter l’argent.

C’est moi qui s’occupe de l’équipe au Québec. Deux semaines avant, nous avons reçu la maquette pour la broche décorative souvenir, fabriquée chaque année par une artisane ukrainienne, amie de Julia. Cette dernière s’occupe de recevoir les commandes et l’argent puis de transmettre le tout à son amie qui nous fait de superbes broches à chaque année. J’ai donc pris les commandes de notre groupe pour les broches et maintenant celles pour les sacs souvenirs. Nous sommes étonnés, ça se vend comme des p’tits pains chauds dans plusieurs équipes, et au bout d’une semaine, la somme nécessaire pour payer les assurances est amassée. En même temps Jacob a l’idée d’officialiser notre événement « IMCF Liquid culture exchange » du dimanche soir, réelle clôture du tournoi, en faisant faire un chandail souvenir. 

Les gens concernés ne se rendent pas compte de la somme de travail que ça représente organiser un tournoi, encore plus, d’une telle envergure, surtout quand t'as déjà un travail à temps plein! Si au moins, il n’y avait que le tournoi là-bas…Y a aussi au sein même de la fédé, qu’il y a beaucoup à faire. Les membres qui écrivent et qui veulent des réponses tout de suite, sur les règles d’armures, d’armes, de combats, les querelles qui éclatent parfois et qui doivent être réglées. Les questions à propos des commodités en Écosse et c’est normal, pour les combattants c’est beaucoup de choses à prévoir, notamment la question financière. D’ailleurs Stephen informe Benoit que la ville de Perth exige qu’il y ait un « container » surveillé et fermé à clef pour ranger toutes les armes durant la nuit, l’annonce ne fait pas l’affaire de tous bien sûr, mais on n’a pas le choix. Certaines règles sont ramenées et discutées ce qui fait prendre conscience au présidium que ça fait bien longtemps qu’il n’y a pas eu de mises à jour. L’ensemble complet des règles doit donc être revu et réécrit. Ai-je besoin de préciser qui le fait? 

La famille Murray a exprimé le désir de s’impliquer dans le tirage, dès que Benoit leur a suggéré de le faire à Scone Palace. Je rappelle que le tirage consiste à piger au sort le classement des équipes qui devront s’affronter. Depuis Malbork, ça a toujours lieu le plus près possible de l’endroit où se déroulera le tournoi, en présence d’au moins un membre du présidium et d’un responsable du lieu. Comme ce tournoi, c’est le bébé de Benoit, il désire effectuer ce tirage lui-même, accompagné de membres de la SKL. La famille est très enthousiaste, nous en sommes bien heureux. Nous partirons donc, pour le congé de Pâques, une fois de plus, à Perth.

Dans les semaines précédant notre départ, Benoit reçoit un message de la responsable de l’équipe ukrainienne, cette année, ils veulent amener une grosse équipe, c’est la deuxième année qu’ils participent massivement. Au Portugal, seuls, quelques duellistes s’étaient présentés. Normalement, l’Ukraine est l’équipe vedette après les équipes russes chez nos compétiteurs. Maintenant ils expriment la volonté de devenir membres actifs de l’IMCF.  Cependant, ils sont incapables d’avoir un visa délivré de la part du Royaume Uni, ils doivent fournir une lettre d’invitation de l’IMCF, et le problème c’est que la personne responsable qui devait le faire ne leur répond pas depuis des semaines. Et comme ce sont des processus longs, les Ukrainiens craignent de ne pas pouvoir venir au tournoi. Finalement, Benoit, prend le problème en charge, évidemment! Notre nouvelle devise : « On est jamais aussi bien servi que par soi-même. »

 Je me propose dès que je peux aider, ça je sais que je peux le faire, c’est quelques heures de gagnées pour Benoit. J’ai la lettre d’invitation et je fais 48 copies, une pour chaque personne. J’inscris le prénom, nom, date de naissance et numéro de passeport de chaque Ukrainien(ne)s. Ce n’est pas difficile mais ça demande juste beaucoup de concentration, le genre de travail qui rendrait Benoit fou. Je fais super attention, consciente que si c’est mal orthographié ça risque d’être refusé, ça me demande toute ma concentration puisque ce sont des noms étrangers dont je n’ai aucun repère, beaucoup de Y, V, W, K, U, Z, des lettres peu utilisées dans nos prénoms et noms. Quand c’est fini, j’envoie le tout à Hubert pour qu’ils les signent et les envoient à son tour par la poste en Ukraine. Kateryna, la responsable, est vraiment soulagée. Dès qu’elle les recevra, elle fera une demande officielle.

Un premier teaser d’une vingtaine de secondes est fini et plaît vraiment beaucoup à Benoit, il l’envoie au reste du présidium pour avoir leur accord avant de le publier sur la page de l'IMCF. C'est un autre truc qu'il gère depuis qu'il s'est rendu compte, il y a plus d'un an, que plusieurs messages super importants n'avaient jamais eu de réponses (le premier message de William en était justement un). Quand finalement tout le monde est d’accord, il est immédiatement mis en ligne. Il annonce les couleurs du vidéo officiel promotionnel, qui sera plus long et qui devrait être lancé quelques semaines avant le tournoi. Cette fois, la volonté de sortir le béhourd de son encadrement obligatoirement médiéval est bien palpable. Il reste à s'entendre sur le choix d'une musique proposée sur des sites à cet effet, la suggérer aux membres du présidium, demander au trésorier l'argent nécessaire pour payer pour obtenir les droits de diffusion et Chris (lui-même un combattant) pourra monter le vidéo qu'il fait gratuitement. 

Ben: réparation d'armure, meeting skype, réécrire les règles....  

Parfois, y a des distractions qui s'imposent aussi petites soit-elles! 

D’ailleurs, le dernier meeting qu’a eu Ben avec Stephen (Skype) n’a pas été un succès, d’abord parce qu’il n’a pas été consulté avant de produire le poster publicitaire pour Perth, alors que lui, en revanche, a le devoir de le faire approuver. Aussi parce que le poster est laid et ne représente pas du tout l’événement. D’abord le logo de l’IMCF est minuscule, penchée sur le côté, ensuite il y a une grosse épée tirée tout droit du Seigneur des anneaux, pas du tout historique. Si le public n’y voit que du feu, c’est loin d’être le cas pour les combattants, c’est presqu’un affront. Finalement, il y a une image du tournoi en juillet dernier montrant un des combattant avec du sang sur le visage. S’il y a parfois des blessures, ce n’est pas quelque chose de courant et surtout, ce n’est pas ce qu’on veut mettre de l’avant à l’IMCF.

En discutant avec Stephen, Ben réalise que c’est une grosse foire médiévale agrémentée d’un tournoi qu’il est en train d’organiser. Alors que Ben n’arrête pas de lui dire que c’est un grand événement sportif, que la publicité doit être faite en ce sens. C’est ça qui va amener le public parce que c’est nouveau! Des foires médiévales, il y en a des tonnes partout en Europe, les gens ne paieront pas 25£ pour une foire où la seule chose qu’ils peuvent y faire c’est dépenser encore dans les kiosques et les activités de tirs à l’arc.

Il comprend pourquoi maintenant, le dossier du « glamping » a tant tardé, malgré les avertissements de Ben, ce n’était vraiment pas une priorité pour lui, donc quand il a fini par proposer des prix, la plupart des gens avaient déjà envisagé autre chose. Ce qui fait qu’en fin de compte il se retrouve avec très peu d’inscription. Et jusqu’à maintenant les forfaits repas qu’il propose sont faramineux, Ben lui demande de revoir son forfait car personne ne va le prendre. Il lui rappelle aussi qu’il n’est pas sensé faire des profits sur le dos des participants mais bien de les aider, parce qu’ils sont en quelque sorte « le spectacle », déjà qu’ils ne sont pas payés pour leurs prestations, faudrait tout de même pas leur soutirer de l’argent pour réajuster un budget qui a été largement utilisé pour la foire médiévale autour. Quand il raccroche, il est furieux en réalisant que l’événement est en train de se transformer en PETIT événement champêtre.

Et dire que Stephen se plaint à chaque fois du peu d’achat de billets sur Ticketmaster, ben oui! Évidemment! Qui paierait à l’avance pour un événement champêtre dans un lieu où la météo n’est jamais sûre? Cependant, si c’est un gros événement sportif….

Nous sommes conscients qu’il va falloir mettre les bouchées doubles. Ça tombe bien, Louise a rencontré un Écossais ancien joueur de rugby professionnel, maintenant mannequin et acteur, fort intéressé par notre tournoi. Elle songe à en faire un porte-parole pour ce sport en Écosse. Conscient, plus que jamais du besoin de mettre l’emphase sur la dimension sportive, Ben accepte avec enthousiasme. Si les gens peuvent accueillir le béhourd comme le rugby ou le football, on va aller chercher beaucoup de spectateurs qui autrement, ne seraient probablement pas intéressés par une foire médiévale. Quelques jours plus tard, il donne une entrevue et parle justement de l’événement et en profite pour parler un peu du sport.

Ici, Benoit a commencé à envoyer des revues de presse et avise qu’il sera à Perth pour le tirage, à Scone Palace. Il y aura aussi des démonstrations de combat en avant-midi. À moins d’une semaine avant notre départ, Stephen écrit à Ben pour lui dire que Lady Murray nous invite à un dîner non officiel, au château, juste avant le tirage qui aura lieu devant la chapelle. On nous envoie la liste des convives : Y seront, Lord et Lady Mansfield, leur fils William le vicomte Stormont (correspondant de Ben), Le Major et madame Monteith, Toby Metcalfe chef exécutif (le grand boss de Stephen), le prévôt de Scone palace de Perth et Kinross (le maire) Dennis Melloy et son épouse, le vice premier-ministre d’Écosse John Swinney, sa femme, leur fils, Louise qui représente la SKL, Chris Capaldi et nous-même.

On nous demande à moi et Benoit, d’envoyer un bref résumé de qui nous sommes afin d’éclairer les gens qui partageront notre table. Benoit indique qu’il est le vice-président de l’IMCF, un artiste martial, qui fait partie de l’équipe du Québec, moi je me définis comme anthropologue avec des études en histoires, costumière et chroniqueuse. Même si nous ne parlons pas de nos positions politiques, nous nous définissons comme des Québécois, ce qui est révélateur à qui sait lire. Je suis absolument certaine, que les convives iront faire leurs petites recherches à propos de nous, comme nous faisons les nôtres. Bien sûr, certains sont indépendantistes et d’autres moins. C’est la première fois de ma vie que je dînerai dans un palais autrement qu’en costume médiéval, la première fois aussi que nous partagerons notre repas avec autant de gens illustres, yes my dear! C’est vertigineux…

Comment je vais m’habiller??!!!

Avant de partir nous devons aussi faire les petits drapeaux que nous  épinglerons sur le tableau à mesure que les noms sortiront lors du tirage. Ça a l’air simple, facile et rapide hein? C’est ce que je me disais, une p’tite heure… han!!

Pendant que Benoit, travaille sur les panneaux des dix catégories, je vais sur google image, je trouve les drapeaux des 31 pays participants, avec la bonne résolution pour chacun d’eux, je les enregistre sur un document word. Juste ça, c’est déjà une heure de travail. Ensuite, je vérifie les listes de chacune des catégories, chez les hommes et chez les femmes, calculer combien de drapeaux nous aurons besoin, par exemple, pour l’Ost du Québec, nous avons une fille dans chaque catégorie de duel, un gars en hallebarde, un pour l’épée et bouclier, en 3X3 féminin et en 5X5 masculin, donc nous avons besoin de sept petits drapeaux du Québec. Répéter l’exercice pour les trente autres pays. Les drapeaux doivent être à peu la grandeur d’une carte d’affaire, on met tout ça sur word et on imprime les feuilles pleine de drapeaux. Nous les découperons rendus là-bas sans oublier d’écrire au recto le pays, car nous ne reconnaissons pas nécessairement tous les drapeaux. Le tirage prend normalement une bonne heure et est diffusé en direct en streaming sur Internet, nous n’avons pas le temps d’hésiter. Ben envoie par courrier les images des panneaux à Scott pour qu’il les mette sur des panneaux en cartons ou en bois.

La veille de notre départ, je vais faire quelques friperies pour me trouver des vêtements chics, j’ai tellement rien dans mon garde-robe qui sied à un dîner mondain! Je reviens en fin de journée avec un complet et des talons hauts, le tout a l’air neuf, je recycle et ça m’a coûté la modique somme de 21$. J’achète aussi pas mal de stock pour grignoter car cette fois-ci nous atterrissons à Londres (parce que pas de vols direct pour Glasgow en ce temps de l’année) et prendrons le bus jusqu’à Perth, oui une bonne dizaine d’heures. Ce sera la même chose pour notre retour…un voyage éclair de 5 jours!

Le repos du guerrier.